关于新版《质量管理体系认证规则》有关要求的告知函

关于质量管理体系认证规则更新及相关要求的告客户通知书

致：各获证组织及认证委托人

为适应新发展阶段对质量管理体系认证提出的更高要求，国家认证认可监督管理委员会（CNCA）发布了新版《质量管理体系认证规则》（下文简称“新版规则”，将于2026年1月1日正式实施），并辅以《认秘函[2025]28号》文件进行释义与指导。本次更新旨在进一步提升认证的有效性和公信力。

为确保贵我双方持续符合国家认证监管要求，并共同促进质量管理体系的有效运行与持续改进，现将本次规则更新的主要变化及对贵方的影响通知如下，敬请关注并提前准备。

一、主要变化内容摘要（节选）

1、认证申请条件（新版规则5.1.2条款）

提出认证申请时，认证委托人需确保至少满足以下关键条件（包括但不限于）：

（1）已取得合法主体资格，并处于有效期内;

（2）取得相关法律法规规定的行政许可（适用时），并处于有效期内；

（3）已按认证标准建立QMS，且运行满三个月；

（4）因获证组织自身原因被原发证机构暂停或撤销认证证书已满一年（适用时）；

（5）原QMS认证证书发证机构被国家认监委撤销QMS认证资质已满三个月（适用时）；

（6）当前未被行政监管部门责令停产停业整顿；

（7）当前未列入“国家企业信用信息公示系统”和“信用中国”发布的严重违法失信名单；

（8）一年内未发生被行政监管部门责令停产停业整顿的重大质量事故；

（9）一年内申请认证范围内的产品未发生产品质量国家监督抽查不合格，或发生产品质量国家监督抽查不合格但已按相关规定整改合格；

（10）其他应具备的条件。

2、认证合同与费用支付（新版规则5.3.1条款）

认证费用应由认证委托人向认证机构直接支付，不得通过第三方代付。认证委托人的上级单位（如认证委托人所属的集团公司、事业单位、社会团体或机关）向认证机构支付费用是可接受的形式。

3.认证委托人与获证组织的责任(新版规则5.3.3、5.3.4、6.1.2、10.5条款)

（1）如实提供认证信息

认证委托人和获证组织应遵守认证程序要求，如实提供相关材料和信息，配合认证行政监管部门的监督检查和认证机构对投诉的调查，及时向认证机构通报QMS及新版规则5.1.2条款中条件的变更情况，承担选择的认证机构资质被撤销而带来的认证活动终止、认证证书无法使用的风险。

（2）认证证书和标志的正确使用

获证组织在广告、宣传等活动中应正确使用认证证书、认证标志和有关信息。认证证书处于暂停期间、被撤销或注销后，不得继续使用认证证书和认证标志。

获证组织不得在产品上仅标注QMS认证标志，只有在注明获证组织通过QMS认证及认证机构名称的情况下，方可在产品包装上标注QMS认证标志。

（3）获证组织应留存认证证书有效期内相应的认证记录，至少包括：

（a）认证合同；

（b）审核计划；

（c）首、末次会议签到表；

（d）不符合报告及原因分析和纠正措施；

（e）审核报告；

（f）暂停、撤销通知（适用时）。

4.监督审核间隔(新版规则5.4.1.4条款)

初次认证及再认证后的第一次监督审核应在认证证书签发之日起12个月内进行。此后，监督审核间隔不应超过12个月。

5.审核时间（新版规则5.4.2.1条款）

审核时间以“人日”（1人日=8小时）计算。若认证委托人工作日实际工时不足8小时，需延长审核天数以满足总时间要求。

6.最高管理者的核心参与义务（新版规则5.5.3、5.5.4条款）

最高管理者必须参加首末次会议。如确因特殊原因无法参加，须提前提供书面授权，由被授权的其他高级管理层成员代为参会，并向审核组说明缺席理由，此情况将记入审核记录。

审核组将重点通过与最高管理者面谈，评估其在质量管理体系中的领导作用与承诺，及其对质量方针、目标的熟悉与推动情况。若最高管理者不熟悉组织自身的质量方针、质量目标，未亲自参与并有效推动体系运行，审核将不予通过。

7.初次审核阶段间隔（新版规则5.6.1条款）

初次认证的一阶段与二阶段现场审核间隔最短不少于5个自然日，最长不超过6个月。超过6个月未进行二阶段审核的，需重新实施一阶段审核。

8.证书暂停、撤销与注销（新版规则7.2、7.3、7.4条款）

新版规则细化了证书暂停(如体系严重不符、受行政处罚、发生重大事故等)、撤销(如法律地位注销、暂停期满未整改、造成重大事故等)及注销(组织主动申请且无暂停/撤销情形)的具体情形、程序和时限:认证机构应在调查核实后5日内作出暂停/撤销决定，请贵组织务必关注自身状况，确保证书持续有效。（注意：因获证组织自身原因被原发证机构暂停、撤销或注销认证证书的，认证机构（包括原发证机构）不能在原认证证书被暂停、撤销或注销未满一年时，受理获证组织新提交的认证申请。）

9.终止审核要求

根据新版规则5.5.5、5.6.2条款规定，出现下列情况之一的，审核组需向认证机构书面报告后终止审核：

1.因认证委托人自身原因，导致审核组无法按计划开展审核活动，或无法获取足以支撑审核结论的有效证据；

2.最高管理者或经授权的高级管理层成员缺席首、末次会议；

3.认证委托人的实际情况(如组织机构、场所、活动、认证范围内人员数量、产品和服务类型、管理体系运行时间等)与申请材料存在重大不一致，且该不一致对审核方案产生实质性影响，导致审核组无法按原策划开展审核活动。

4.获证组织应如实提供认证相关材料与信息，通过认证后持续有效运行质量管理体系（QMS），主动配合认证行政监管部门的监督检查及认证机构开展的投诉调查工作，及时向认证机构通报质量管理体系及相关重要条件的变更情况，并自行承担因认证机构资质被撤销而导致的认证活动终止、认证证书失效等相关风险。

若我机构在第一阶段审核中发现申请信息或文件资料存在虚假情形，将终止本次认证活动。

10.再认证审核时限要求

根据新版规则5.8.2条款规定，若未能在认证证书到期前完成现场审核，认证机构应按初次认证开展认证活动。届时将导致认证成本增加，且无法保持认证证书的有效期连贯性，为此，提请获证组织密切关注认证证书到期时间，建议在证书到期前3个月完成以下工作：提交再认证申请、签订认证合同，缴纳认证费用，确保预留充足时间在证书到期前完成再认证现场审核。

11.更换认证证书

根据新版规则6.2条款规定，认证证书编号需遵循统一编码规则。为此，我机构自2026年1月1日起，将结合监督和再认证审核工作，为所有获证组织更换中文认证证书，更换后的证书有效期与原证书保持不变。

二、我们的行动与承诺

为响应新版规则，本机构已相应更新了内部程序和要求。我们的审核员将按照新版规则和释义执行审核活动。我们承诺在此过程中与贵方保持开放、透明的沟通。

敬请贵方：

1.组织内部学习新版《质量管理体系认证规则》及其释义精神。

2.对照本通知，审视并调整现有质量管理体系，确保其满足深化审核的要求。

3.建立并畅通内部信息通报机制，确保能及时履行向我方的通报义务。

如对以上变化有任何疑问，请随时与我方市场部联系。

感谢贵方一贯的支持与合作！让我们携手共进，确保质量管理体系为贵组织的可持续发展提供坚实保障。

安徽中检国盛认证服务有限公司

日期：2025年12月3日